Oplever du også mange afbrydelser i løbet af din dag?
Afbrydelser er en de rigtig store tidsrøvere i vores hverdag – og ofte det, der gør, at vi ikke når de opgaver vi har planlagt. Rigtig mange arbejder tidlig morgen eller sen aften for at undgå afbrydelser og for at få løst de opgaver, som kræver ro, koncentration og fordybelse.
Når vi opdrager vores børn, lærer vi dem ikke at afbryde, fordi det er uhøfligt. Men paradoksalt nok er det på nogen arbejdspladser nærmest det modsatte der gør sig gældende. Man må altid afbryde, og det er nærmest uhøfligt, hvis man beder om ikke at blive afbrudt.
Der er tit en usagt forventning om, at vi skal være tilgængelige stort set hele tiden. Men det at vi i løbet af en stor del af vores arbejdsdag skal være tilgængelige, bør ikke medføre, at vi ikke kan tage os tid til at arbejde uforstyrret, når vi har behov for det. Hvis det gør det, så går det ud over vores effektivitet. Vi bruger længere tid på vores opgaver, vi når ikke det vi har planlagt, vi må tage aftenen i brug og opgaverne kommer til at haste eller bliver løst for sent.
Konsekvenserne ved afbrydelser
Når vi lader os afbryde går det ud over vores opgaveløsning. Der er større risiko for fejl og lavere kvalitet, når vi hele tiden bliver afbrudt. Vi sætter hjernen på unødigt overarbejde, da det er et ekstremt pres for hjernen at skulle skifte fokus frem og tilbage mellem opgaverne og afbrydelserne.
Herudover tager afbrydelserne så meget af vores tid, at vi kun når en brøkdel af det vi har sat os for. Selve afbrydelsen er sjældent den største tidsrøver. Det er fokusskiftet frem og tilbage, som stjæler vores dyrebare tid. Det kan tage op til 25 minutter at vende tilbage til arbejdsopgaven med samme fokus, som før vi blev afbrudt, hvis vi arbejder på store opgaver, som kræver vores fulde opmærksomhed.
Er det muligt at undgå nogle af dagens afbrydelser?
Ja, der er rigtig meget vi selv kan gøre. Her er nogle konkrete bud på hvordan du kan minimere afbrydelser og få mere tid til at arbejde koncentreret på de vanskeligste og mest komplekse opgaver.
Arbejd uforstyrret
Vælg den tid på dagen, hvor du ved, at der er færrest forstyrrelser. Aftal med kollegerne, at den tid på dagen ønsker du at arbejde uforstyrret. Tag gerne hørebøffer på, så du dels lukker støjen ude, hvis du sidder i storrumskontor, dels signalerer, at du arbejder uforstyrret.
Kollektiv fokustid
For mange er det en rigtig god ide at aftale kollektiv fokustid, da det så er gældende for alle i en afdeling eller måske på hele arbejdspladsen, at i denne periode arbejder alle fokuseret på egne arbejdsopgaver. På den måde er det ens for alle, og det er dermed nemmere at undgå, at en kollega måske lige har glemt, at du arbejder uforstyrret i et bestemt tidsrum.
I løbet af den kollektive fokustid planlægger man at løse de tungeste opgaver, og har dermed mere tid til at være tilgængelig bagefter.
Planlæg tid til forstyrrelser
Hvis du arbejder i en funktion, hvor du ofte skal være tilgængelig for kolleger, så sæt tid af til at være tilgængelig i bestemte perioder i løbet af arbejdsdagen. Det er rart for kollegerne, at de ved, at nu er der noget tid der er dedikeret til, at det er okay at komme og forstyrre.
I denne periode kan du planlægge de mindre komplekse opgaver, hvor det ikke har så stor en konsekvens, at du må afbryde en opgave for at være tilgængelig.
Afbrydelser haster?
Det er meget misforstået, at alle afbrydelser haster. Det er blot nemmere at forstyrre en kollega for selv at komme videre. Undersøgelser viser, at 50% de udfordringer vi bliver afbrudt af løser sig selv, hvis vi ikke er tilgængelige. Måske kunne kollegaen selv finde informationen, eller måske kunne en anden hjælpe.
Tag sagen i egen hånd. Gør noget for at minimere dine afbrydelser, så du kan arbejde effektivt, have fuld fokus på det der kræver din opmærksomhed, løse dine arbejdsopgaver med den kvalitet som giver dig selvtilfredshed og samtidig få bedre tid til at være tilgængelig.
Jean & Mette
