Start dagen med den vigtigste arbejdsopgave
Hvis du vil være effektiv, så bør du nøje overveje, hvilken opgaver du starter din dag med.
Du er nemlig mest frisk til komplekse opgaver om morgenen – dels fordi dit energiniveau er højst om morgenen, dels fordi du endnu ikke er begyndt at bruge af den kapacitet du har i din arbejdshukommelse.
Lad os prøve at bruge sten som et metafor for vores arbejdsopgaver. Der er store sten, små sten og de helt små sten – sand.
- De store sten er de arbejdsopgaver, som for eksempel kan være komplicerede, tage lang tid, er vanskelige at komme i gang med etc. De opgaver, hvor der er risiko for, at du ville lave en overspringshandling.
- De små sten er arbejdsopgaver og gøremål, som tager kort tid, og som hurtigt kan give os følelsen af at have udrettet noget som e-mails, telefonopkald, tjekke noget etc.
- Sandet er alt det mindre vigtige. For eksempel en pop-up når der kommer en e-mail, andres telefoner der ringer, når de ikke er der, støj, andre afbrydelser etc.
Vi kan prøve at sammenligne vores arbejdsdag med en beholder, hvor den plads der er i beholderen repræsenterer den arbejdstid vi har til rådighed.
Hvilke sten skal vi begynde med at fylde i beholderen = hvilke arbejdsopgaver skal vi begynde med, når vi kommer på arbejde?
Små sten først?
For mange er det en vane at begynde med de små, hurtige arbejdsopgaver. Fordi vi er lystbetonede som mennesker, kan vi godt lide at løse de sjove arbejdsopgaver først. Vi vil også gerne være produktive og have følelsen af, at vi hurtigt kan sætte mange flueben på to-do-listen.
Problemet med de små arbejdsopgaver er, at de tager for meget af vores opmærksomhed. De små arbejdsopgaver har det med at vokse sig større. De bliver ofte til flere, som ringe i vandet, og risikoen for, at vi ikke når den tidskrævende og måske komplekse arbejdsopgave, den dag vi havde planlagt, er større, når du begynder med de små arbejdsopgaver.
De små arbejdsopgaver er også vigtige og skal også løses, men hvis du begynder med de små sten, risikerer du, at der ikke er plads til de store sten. Hvis du derimod begynder med de store sten, bliver der nemmere plads til de små sten. Ligesom de små sten nemmere kan falde ned mellem de store, kan små opgaver også nemmere løses ind imellem store opgaver.
Konsekvensen af at tage de små arbejdsopgaver først, kan være, at du ikke når de mere tidskrævende arbejdsopgaver.
Store sten
Tidskrævende eller komplekse arbejdsopgaver kan ofte være svære at komme i gang med. Disse to enkle råd kan gøre det nemmere:
- Begynd dagen med en stor arbejdsopgave – læg den på bordet eller dit tastatur, når du går hjem fra arbejde og beslut, at du næste morgen intet andet foretager dig, før du har løst dine store sten. Så er der større chance for, at du kommer i gang med den, og for at den bliver løst til planlagt tid.
- Hvis det er en meget tidskrævende arbejdsopgave, kan du også beslutte, at du skal bruge 25 minutter på arbejdsopgaven, før du holder en pause og går videre til en anden arbejdsopgave.
Start dagen med en stor sten, hvis du vil være mest muligt effektiv. Det giver masser af positiv energi, og er den bedste start på god arbejdsdag.
Se denne video, som illustrerer ovenstående: https://www.youtube.com/watch?v=fmV0gXpXwDU
