Møder og atter møder…
Endnu en mødeindkaldelse tikker ind i din indbakke. Du lader den ligge, fordi du ikke har tid og lyst til at forholde dig til, om du kan deltage. Du ser mødeindkaldelsen hver gang du går ind i din indbakke, dvs. mange gange i løbet af din arbejdsdag. Der står ikke noget om, hvad mødet drejer sig om eller hvorfor du skal deltage. Du har mest af alt lyst til at aflyse, så du i stedet kan få løst nogle af de mange opgaver du har foran dig.
Dette mødeindkaldelses scenarie kan mange nikke genkendende til. I mange virksomheder er der skabt en kultur for, at der holdes mange møder. Der afholdes møder, hvis der er uklarhed om en opgave, hvis der er noget man ønsker at drøfte eller hvis man har en problemstilling.
Når vi holder mange møder, sker det, at vi skubber de vigtige opgaver og lader møderne komme først. Måske med det resultat, at vi ikke når opgaverne til tiden eller at vi ikke har tid nok til at løse opgaven, hvilket afspejles i kvaliteten af vores opgaveløsning.
Hvis et møde skal være effektivt, skal der være et klart og tydeligt formål med mødet. Det er vigtigt at formålet fremgår af mødeindkaldelsen, så deltagerne kan se og forholde sig til det det, inden mødet accepteres.
Der bør også være en dagsorden med oplysninger om formål, mødetype, emner, deltagere, hvem der er referent og hvem der skal forberede hvad.
Er der ikke en dagsorden kan der forekomme megen løs snak, og man kommer væk fra de egentlige emner. Deltagerne ved heller ikke, hvad der forventes at de bidrager med, og de får ikke noteret, hvem der skal udføre opgaverne. Alt der er blevet drøftet og besluttet på mødet bliver derfor hurtigt glemt. Et sådant møde er ren tidsspilde og demotiverende.
Et godt møde kræver tid at planlægge. Derfor er det også nødvendigt, at der indkaldes til mødet i god tid, hvis ikke mødet skal ende med at være spild af tid.
Et godt møde, kræver derfor:
- Meld mødet ud i god tid
- En mødeindkaldelse, hvor formålet fremgår klart og tydeligt
- En dagsorden – er der krav til mødedeltagerne noteres dette også
- En ordstyrer på mødet, så det ikke løber af sporet
En mangelfuld mødekultur kan ændres, men det skal starte med mødedeltagerne selv. Så vær det gode eksempel og stil også krav til dine kollegaer og ledere.
Det er trods alt jeres tid der er på spil!
VH Jean & Mette
