Undersøgelser viser, at 80-90% af os bruger mindre end 50% af vores tid på de vigtigste opgaver.
Resten af tiden lader vi os styre af, hvad der kommer ind af småopgaver, e-mails osv. Det er ikke altid den mest effektive tilgang til vores arbejdsopgaver.
E-mail er blevet et af vores vigtigste kommunikationsmidler, og fordi det ofte er der vores vigtige opgaver ankommer og fordi vi som mennesker er nysgerrige og gerne vil se, om der skulle være kommet noget spændende, starter mange dagen med et kig i indbakken.
På den måde kommer vi nemt til at lade os styre af indbakken.
Ulempen ved det er, at der kan være andre opgaver, som er vigtigere at få løst, og så længe vi har næsen i indbakken, kan vi ikke håndtere andre opgaver.
Hvis du er en af dem, som modtager mange e-mails i løbet af en dag, vil alene det at forholde dig til, hvad der er kommet ind tage dig lang tid.
Hvordan kan du håndtere e-mails mere effektivt?
Allerførst handler det om at forholde sig til tingene færrest muligt antal gange. Hvis du ikke besvarer en e-mail, når du har læst den, skal du have fat i den igen på et senere tidspunkt. Et svar kan også være, at du vender tilbage og angiver hvornår.
Når vi håndterer e-mails handler det om at få sorteret alt det der kommer ind, så vi sikrer os, at det der ankommer i indbakken er det vigtigste for vores job.
Ved at sortere det, der ankommer i indbakken, kan vi spare rigtig meget tid på e-mailhåndtering.
Vi kan typisk dele det op i tre kategorier:
- Vigtige e-mails – de e-mails, som er vigtigst for dit job, og som du skal tage dig af først
- Mindre vigtige e-mails – de e-mails, som godt kan vente til senere på dagen, senere på ugen etc.
- Ikke vigtige e-mails – e-mails, som du ikke bruger til noget, systemgenerede e-mails, kalender accepter, irrelevante nyhedsbreve
I de fleste systemer kan du opsætte ”regler” for, hvilke e-mails der skal ankomme i din indbakke, og hvilke der med fordel kan ankomme i en mappe til mindre vigtige e-mails. På den måde kan du forholde dig til dem, når du har tid, og ikke nødvendigvis når du forholder dig til det senest ankomne.
Ikke vigtige e-mails skal naturligvis helt fjernes. Er det et nyhedsbrev du alligevel aldrig læser, så frameld dig. Er det en systemgenereret e-mail, som du kun skal kunne finde frem, hvis du har behov for det, så brug også her ”regler”.
Når det kun er de vigtigste e-mails, der ankommer i din indbakke, kan du oftest ud fra hvem det er fra og hvad emnet vedrører, se om det noget du skal tage dig af med det samme.
Det handler om at have fat i tingene færrest muligt antal gange.
I videoen her fortæller Professor Robert E. Pozen fra Harvard Business School om, hvordan man ved at huske forkortelsen OHIO – only handle it once – kan optimere sit tidsforbrug på e-mailhåndtering og blive langt mere effektiv.
Se videoen her
/Jean & Mette
