Kan du nikke genkendende til følgende?
- Sender du e-mails til dig selv om noget du skal huske?
- Markerer du mails, der ikke er færdigbehandlede som ulæst?
Hvis ja, skal du være opmærksom på at du blander to ting sammen, nemlig opgave- og mailhåndtering. Det er meget vigtigt at skelne mellem mailhåndtering og opgavehåndtering i dit arbejde.
Din indbakke er ikke velegnet som opgavestyringssystem. Og det er den ikke fordi:
- Når du forsøger at lave en opgave, bliver du som regel forstyrret af nye e-mails, der løbende tikker ind.
- Du kan ikke se skoven for bare træer, hvis din indbakke både indeholder igangværende opgaver, afsluttede opgaver og dine e-mails.
- Rent visuelt har du ikke noget overblik over, hvor lang tid opgaven i mailen tager, og hvornår den skal være løst.
- Når dine e-mails bliver i indbakken, bruger du unødig tid på at læse og forholde dig til de samme e-mails igen og igen
- Du bliver hele tiden mindet om de opgaver der ikke er færdigbehandlede, hvilket både er en stressfaktor og spild af vigtig tid.
Brug i stedet din kalender og opgaveliste i samme system, som du anvender til e-mails. Med dette simple råd, vil du:
- Spare tid på at gennemgå din indbakke gang på gang.
- Opleve et større overblik over opgaver, når de ligger i din opgaveliste eller din kalender.
- Slippe for at blive forstyrret af de indkomne mails, når du er i gang med at løse en opgave.
- Slippe for det stress som en fyldt indbakke giver dig.
- Opleve at du har mere tid til at få løst dine opgaver.
Det handler om at skabe gode vaner, så du får en mere effektiv hverdag. Dette kan gøres ved hjælp af ganske simple redskaber i dit e-mailprogram.
Har du svært ved at komme i gang, kan du deltage på vores kursus ’Vind tid – Skab overblik med Outlook’. Her viser vi dig, hvordan du skaber struktur og overblik ved hjælp af mailhåndtering og opgavestyring.
