Ved du, hvordan du skal prioritere dine opgaver?
En ting er at planlægge hvilke opgaver der skal udføres i dag, en anden er at prioritere dem, så du løser de vigtigste opgaver først.
Som mennesker er vi lystbetonede og vil gerne være produktive. Derfor tager vi de sjove og de nemme opgaver først. Desværre kan det resultere i, at vi ikke når de opgaver, som rent faktisk er de vigtigste.
Haster/vigtig matrix
Et godt redskab som kan hjælpe dig med prioritering af opgaver er haster/vigtig matrixen. Du kan placere al den tid du bruger i denne matrix ud fra værdi og deadline. I nedenstående kan du se nogle eksempler på opgaver i de enkelte kvadranter.
Opgaverne i kvadrant 1 haster og er vigtige. Det er opgaver, som skal løses her og nu, og som ikke kan vente. Det er krisesituationer, IT nedbrud, fejl der skal rettes for utilfredse kunder etc. I denne kvadrant er du opgavestyret, hvilket vil sige, at du ikke selv har indflydelse på, hvilke opgaver du vil tage fat i først. Ulempen ved at løse for mange opgaver i kvadrant 1 er, at der er større risiko for fejl og dårlig kvalitet, end hvis du havde mere tid til opgaverne. En anden ulempe er, at du udsætter dig selv for et pres, som på de lange bane, kan føre til stress.
Opgaverne i kvadrant 2 haster ikke, men er vigtige. Disse opgaver har du tid til at løse, da der er længere tid til deadline. Opgaverne kan være forberedelse, tidsplanlægning, netværk, udarbejdelse af budgetter og nye strategier, pauser mm. Generelt alle de opgaver du har, og som du har tid til at løse. Når du løser opgaverne, inden de begynder at haste, kan du være proaktiv og på forkant med situationen. Det svære ved at arbejde i kvadrant 2 er, at det kræver selvdisciplin at arbejde med de opgaver, som ikke haster her og nu. Da disse opgaver er vigtige vil de, hvis ikke de løses i tide, ende med at hoppe over og blive kvadrant 1 opgaver.
Opgaverne i kvadrant 3 er opgaver som haster, men som ikke er vigtige. Det kan være rigtig svært at se, hvilke opgaver der løses her, da det at opgaven haster ofte er en illusion. Det kan være nyhedsbreve eller cc e-mails, som ikke er relevante, at besvare andres telefoner, fordi de ikke er blevet viderestillet, at løse andres opgaver, hvilket kan resultere i, at du ikke når egne opgaver. Det kan være opgaver, som du udfører fordi det plejer du at gøre, og du glemmer at stille spørgsmål ved om opgaven stadig er relevant.
Opgaverne i kvadrant 4 er ren tidsspilde. Det er når du surfer på nettet, laver overspringshandlinger, har for meget social småsnak eller er overdrevet perfektionist. Det siger sig selv, at du skal forsøge helt at undgå at bruge tid i kvadrant 4. Når du nogle gange havner her, kan det være som følge af, at du har brugt for meget tid i kvadrant 1, for når hjernen ikke får den pause den har behov for, tager den en selv, og det betyder, at du ubevidst kan komme til at bruge tid i kvadrant 4.
Det handler om at finde en balance mellem, hvor du løser de fleste af dine opgaver. Nedenfor kan du se i eks. kvadrant 1, at vi – ifølge undersøgelser lavet med kvadranten – gennemsnitligt bruger 50% af vores tid i kvadrant 1, men at det optimale ville være 30%.
Vi kan derfor med fordel se, om vi kan eliminere nogle af de opgaver vi løser i kvadrant 3 og kvadrant 1.
Prøv, hver dag, at placere dagens tidsforbrug i de forskellige kvadranter
Hver gang du har løst opgaver i kvadrant 1, så efterrationaliser og spørg dig selv, om den kunne være været undgået.
Når du har løst opgaver i kvadrant 3, så spørg dit selv, om det skabte nogen værdi. Hvis du er i tvivl, så overvej, om der er en konsekvens ved ikke at løse opgaven. Hvis ikke der er det, skaber opgaven efter al sandsynlighed ikke nogen større værdi, og du bør derfor ikke bruge tid på den.
På den måde kan du arbejde henimod at bruge mindre tid i kvadrant 1 og kvadrant 3, så du får mere tid til at løse opgaver i kvadrant 2, som skaber værdi ift. til dit job.
Jean & Mette – Time Consult
