Ville det ikke være skønt med en 4-dages arbejdsuge?
Men er det muligt?‘
Ja, det er det. IIH Nordic, som er specialister i Online markedsføring har sidste år indført 4-dages arbejdsuge, svarende til 30 timer om ugen.
Men hvordan kan man give medarbejderne en ekstra fridag?
IIH Nordic har igennem en periode på 3 år testet over 40 ændringer i arbejdsvaner til at blive mere effektiv, og har opnået en effektivisering på 20%.
Et af de redskaber der har skabt den største ændring i effektivitet er den såkaldte “pomodoroteknik”, hvor man arbejder 25 minutter koncentreret uden forstyrrelser, hvorefter man tager fem minutters pause fra arbejdet. Det øger ens effektivitet betragteligt.
Læs mere om Pomodoro teknikken i vores blogindlæg her: pomodoro-teknikken.
Når de har ”Pomodoro-tid” hos IIH Nordic bruger de høretelefoner med en særlig koncentrationsmusik, lukker ned for e-mail og telefon og tænder en rød lampe, som indikerer, at de ikke vil forstyrres.
Tidsbesparelse
Der er rigtig mange ting man kan gøre for at optimere sin arbejdsdag og blive mere effektiv. Her er et udpluk at nogle af vores bud på, hvordan man nemt og på kort tid kan få frigivet noget tid i hverdagen.
Udnyt systemerne
Kend de smarte funktioner i det system I har til rådighed til e-mail, kalender og opgaver – uanset om det er Outlook, Lotus Notes eller lign. Vi oplever, at stort set ingen har fået oplæring i brugen af de systemer de bruger som et af de vigtigste daglige arbejdsredskaber. Og selv de mest IT-kyndige medarbejdere kun kender til en lille del af de mange funktioner der er tilgængelig i systemerne. Der er rigtig meget hjælp at hente og tid at spare.
Tidsrøvere
Kortlæg virksomhedens kultur for afbrydelser, støj, møder, e-mailhåndtering. Her er et par enkelte spørgsmål, som kunne være relevante at stille:
- Analyser hvor mange afbrydelser I har i løbet af en arbejdsdag? En afbrydelse stjæler i gennemsnit mellem 2- 25 minutter. Det kan blive til meget på en arbejdsdag.
- Overvej indretning og placering af arbejdspladser. Storrumskontorer kan være positive fordi der er grobund for stor videndeling, men er også en kilde til rigtig mange forstyrrelser i løbet af en arbejdsdag.
- Hvorfor er møder ofte planlagt til at vare 1 time? Er formålet med mødet tydeligt? Er der dagsorden i mødeindkaldelsen?
- Er I i virksomheden enige om, hvor hurtigt man kan forvente svar på en e-mail? Hvis ikke, så er der ofte nogen, som bruger uforholdsmæssig meget tid på at tjekke e-mails ofte. Er vi i det hele taget enige om, hvordan vi bruger e-mails? Hvad er en CC e-mail? Hvornår bruger vi e-mail og hvornår henvender vi os til hinanden på andre måder?
En viden om konsekvenserne af tidsrøvere og nogle fælles aftaler for hvordan vi interagerer med hinanden kan hjælpe til at minimere tidsrøverne, som gør, at vi spilder vores kostbare tid.
