E-mail er stadig et essentielt redskab til kommunikation og samarbejde.
Imidlertid kan den konstante strøm af e-mailnotifikationer og afbrydelser have en betydelig indvirkning på din produktivitet og generelle arbejdseffektivitet.
Gloria Mark, professor på University of California, har lavet en omfattende undersøgelse omkring konsekvenserne ved e-mailnotifikationer, og i denne blog dykker vi ned i omkostningerne ved e-mailafbrydelser samt giver dig gode råd til effektiv e-mailhåndtering.
De 5 vigtigste pointer fra undersøgelsen er:
- Konstante notifikationer kan nedsætte arbejdseffektiviteten.
- E-mailnotifikationer har en konsekvens, uanset om den handler om den arbejdsopgave man er i gang med eller ej.
- Når vi vender tilbage til en opgave efter en e-mailnotifikation, bliver opgaven udført hurtigere, men medfører øget arbejdsbelastning, stress, frustration, tidspres og kvalitet.
- E-mailafbrydelser har stor indvirkning på personlig trivsel.
- Implementering af strategier til håndtering af afbrydelser kan mindske de negative effekter og øge produktiviteten.
Her får du 6 gode råd til hvordan du kan optimere dagen eller omvendt, ikke spilde tiden med e-mailnotifikationer
- Planlæg faste tidspunkter til e-mail håndtering. Opdel din arbejdsdag i faste blokke, hvor din opgave er at håndtere din indbakke. På den måde undgår du konstante afbrydelser og holder dig mere produktiv i løbet af resten af dagen.
- Slå e-mailmeddelelser fra. Ved at slå disse meddelelser fra, undgår du at blive distraheret af hver eneste e-mail og kan i stedet koncentrere dig om dine aktuelle opgaver.
- Opret regler i dit mailprogram til sortering af dine e-mails. Så de e-mails der enten bedre kan vente eller hvor handlingen er den samme, ankommer i en anden mappe i stedet for i indbakken. Så kan du håndtere de e-mails der bedre kan vente, når du har sikret dig, at du har løst dem der er ankommet i indbakken. Og de e-mails der ligner hinanden i ift. indhold, kan du bundte og håndtere samlet i stedet for enkeltvis. Denne sortering, vil hjælpe dig med at prioritere og sørge for, at du får løst de vigtigste e-mails først og ikke bliver distraheret at det der bedre kan vente.
- Brug autosvar hvis du ved, at du vil være optaget eller utilgængelig i en periode. Dette reducerer forventningerne om hurtige svar og kan give dig ro.
- Tjek ikke e-mails løbende. Øv dig i at holde dig disciplineret med faste tidspunkter for e-mailhåndtering, og undgå at blive fristet.
- Overvej alternative kommunikationsværktøjer: Hvis du finder ud af, at e-mail er forstyrrende, og ikke altid den mest effektive kommunikationsmetode, så overvej alternative værktøjer som chatprogrammer, projektstyringsværktøjer, møder eller den gode gamle samtale via telefon. Vælg den mest hensigtsmæssige kanal, baseret på, opgavens art og behovet.
Hver eneste gang jeg holder kurser, er der minimum 90% af deltagerne som kan spare tid og få en mere rolig og tilfredsstillende arbejdsdag ved at minimere antallet af gange de besøger indbakken. Enten af vane eller pga. en e-mailnotifikation
Hvis du også er en af dem… så tag action nu og gør det nemmeste først, nemlig at slå dine e-mailnotifikationer fra som det første, for derefter at strukturere, hvornår du håndtere dine e-mails.
Kontakt os for at høre mere
