Lav en tjekliste allerede nu, og gå på ferie med ro i sindet
Når du bruger tid på planlægning – altså at finde tid til, hvornår du vil lave dine opgaver, så er det rigtig irriterende gang på gang at opleve, at planlægningen ikke holder. Det er også årsagen til at mange giver op, og i stedet hellere vil bruge tiden på at løse opgaverne.
Dropper du planlægningen af tid helt, risikerer du desværre, at du bruger mere tid på opgaveløsningen, og at du bruger din tid forkert. Al forskning viser, at den tid vi bruger på planlægning sparer os tid, når vi skal udføre opgaven.
Vi lever i en dynamisk verden, og derfor må du acceptere, at du kommer til at flytte rundt på dine opgaver, når du bruger tid på tidsplanlægning.
3 råd til planlægning af tid
- Registrér ALLE dine opgaver. Brug kalender- og opgavefunktionerne, som findes i de fleste systemer, til dette. Det gælder alle de opgaver du selv går og husker på, dine faste opgaver, dine noter og lapper med opgaver og dine papirer med igangværende opgaver. Når du har alt samlet i dit kalender- og opgavesystem, så har du et samlet overblik og kan nemmere se, hvor meget tid du har planlagt til hvilke opgaver, og hvor meget tid du har til rådighed.
- Sørg for at der er luft i din kalender. Hvis du planlægger opgaver, møder og gøremål fra 8.00-16.00, så er det helt sikkert, at du enten ikke når dine opgaver eller at din arbejdsdag bliver længere end planlagt. Gennemsnitligt går ca. 40 % af vores dag med ting vi ikke kan planlægge og som der dermed skal være luft til. Det kan være spontane møder, telefonopkald, mailhåndtering, social snak, afbrydelser, m.m. Derfor er det vigtigt, at du finder ud af, hvor meget af din dag du skal undlade at planlægge for at få din planlægning og din arbejdsdag til at gå op.
- Brug farver i kalenderen. Hjernen reagerer hurtigt på farver, og du kan med fordel farve dine kalenderaftaler ud fra, hvad du nemmest kan rokere rundt med.
Eksempel:
Eksterne møder – svære at flytte, da eksterne parter er involveret
Egne opgaver – kan nemmest flyttes fra eks. 9-10 eller fra onsdag til torsdag
Der er mange flere tips til planlægning, men med disse 3 råd, er du allerede godt på vej til at lykkedes.
Mette & Jean – Time Consult
