Afbrydelser er enormt udmattende for vores hjerne, fordi det kræver store mængder af energi hele tiden at flytte opmærksomheden fra det stykke arbejde vi er ved at udføre, til en afbrydelse og tilbage igen.
De mange afbrydelser og fokusskift påvirker også vores evne til både at huske og forstå information.
Forstå hjernen
Vores hjerne består at 2 systemer, 1 hurtigt og 1 langsomt. System 1 – det hurtige system er alt det, vi foretager på det mere ubevidste plan, når vi arbejder med rutineopgaver eller udfører handlinger, som vi har været vant til igennem længere tid. System 2 – det langsomme system er der, hvor vi skal bruge vores koncentrationsevne og fokusere. Når vi arbejder i system 2, kan vi kun fokusere på 1 ting ad gangen, og vi er her meget sårbare over for afbrydelser, fordi det tager lang tid at vende tilbage til den opgave, vi var i gang med, da vi blev afbrudt og mistede fokus. Vi kommer ganske enkelt væk fra den tankerække, vi var i, inden vi blev afbrudt.
Storrumskontorer nedsætter produktiviteten med op til 66%
På trods af, at 8 ud af 10 personer bliver forstyrret af støj og at deres produktivitet dermed nedsættes med op til 66%, satses der stadig mange steder på storrumskontorer og åbne kontormiljøer, fortæller John Marsh, forsker i miljøpsykologi ved højskolen i Gävle.
Undersøgelser viser, at man forstyrres mere af en samtale, hvor man kun kan høre den ene part. Vores nysgerrighed pirres, vi undrer os over, hvad den anden part siger, og vi begynder at prøve at gætte os frem til det, vi ikke kan høre. Du kan læse mere om undersøgelsen her: Distracting-noises-in-offices-very-costly.
Selvom vi tror, at vi kan abstrahere fra støj fra kolleger der snakker, telefoner der ringer etc., så går det ud over vores koncentration, uanset om vi er bevidste om det eller ej. Støjen sniger sig ind på os og forstyrrer en masse processer i vores nervesystem og vores krop.
Stress
For at kompensere for den tid vi bliver frarøvet i afbrydelser, forsøger vi at arbejde hurtigere, hvilket desværre kan lede til en følelse af mere pres og frustration. Jo mere pres vi bliver udsat for, jo større er risikoen for stress. Heldigvis er der mange muligheder for at skabe et rum, hvor der ikke er plads til afbrydelser og distraktioner, men i stedet ro til fordybelse og koncentration.
Italesæt behovet for fokus
Først og fremmest er det vigtigt, at der i virksomheden er forståelse for, hvilke konsekvenser forstyrrelser og afbrydelser har, og at der som følge deraf er et naturligt behov for tidslommer med ro og uden forstyrrelser. Det skal være tilladt at gå i et andet lokale, arbejde med høretelefoner eller sætte telefonen på lydløs i perioder, hvor man ønsker at arbejde uforstyrret. Måske en fast hjemmearbejdsdag, hvis det er muligt.
Lav kollektiv fokustid
Det er ikke alle der kan arbejde hjemme eller har et lokale, de kan sætte sig ind i, og det kan også være nemmere at have fokustid sammen med de andre kolleger ved at have nogle indbyrdes aftaler
I afdelinger, hvor man sidder i åbent kontorrum, kan man aftale nogle tidspunkter, hvor der ganske enkelt er fælles fokustid. F.eks. 1 time fra 9.00-10.00 og fra 13.00-14.00, eller hvad der nu passer ind i virksomhedens arbejdsgange. Det kommer behovet om tid til ro og fordybelse til gode, og det øger effektiviteten betragteligt. Når den fælles fokustid er slut, er alle igen tilgængelige. Hvis man giver sig i kast med denne meget givtige strategi, skal man give det lidt tid. Vores trang til at yde en god ”service” overfor vores kollegaer kan overtage magten, indtil man lærer, at det er OK ikke at være tilgængelig hele tiden.
Book tid med dig selv
Du kan også booke et tidsrum, hvor du ønsker at fordybe dig i dine arbejdsopgaver. Hvis du har opmærksomheden i fokus, får du automatisk større fokus. Sæt telefonen på lydløs, informer dine kolleger og tag høretelefoner på. Her er det vigtigt, at du informerer dine kollegaer om, hvornår du er tilgængelig igen. Ellers kommer de bare og forstyrrer dig, selvom du har høretelefoner på.
Behovet er overalt
Organisationer, virksomheder, afdelinger, medarbejdere og ledere er forskellige og man kan ikke lave en ”one size fits all” løsning. MEN behovet for ro og fordybelse findes overalt. Ikke bare for at effektivisere arbejdsdagen, men måske endnu vigtigere pga. sundhed og arbejdsglæde.
Erkend dit eller dine medarbejderes behov og tag action med det samme.
